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Pablo Martínez
Shadow IT: Qué es y cómo gestionarlo en tu empresa
El fenómeno del Shadow IT —el uso de herramientas tecnológicas sin aprobación del área de sistemas— se ha convertido en uno de los mayores riesgos de ciberseguridad empresarial, especialmente en contextos de teletrabajo.
Cada vez es más común que las brechas de seguridad no se originen en los sistemas centrales, sino en aplicaciones y servicios externos que escapan al control de los departamentos de IT. Este comportamiento, muchas veces bien intencionado por parte de los empleados, puede tener consecuencias graves si no se gestiona adecuadamente.
¿Qué es el Shadow IT y cómo afecta a la seguridad informática?
Shadow IT hace referencia a todo tipo de software, servicios en la nube o aplicaciones utilizadas dentro de una empresa sin pasar por un proceso de validación formal por parte del área de tecnología. Esta práctica genera puntos ciegos que dificultan la protección de datos y el cumplimiento normativo.
Ejemplos de Shadow IT comunes incluyen:
Uso de Google Drive, Dropbox o WeTransfer desde cuentas personales.
Herramientas de gestión de tareas como Trello, Asana o Notion sin autorización.
Comunicaciones laborales a través de WhatsApp o Telegram.
Descarga de plugins o extensiones de navegador sin validación.
Estos elementos, aunque parezcan inofensivos, pueden convertirse en puertas de entrada para ataques de ingeniería social, suplantación de identidad y filtración de información confidencial.
¿Por qué el Shadow IT crece con el teletrabajo?
La transformación digital y el trabajo remoto impulsaron la descentralización de decisiones tecnológicas. Muchas áreas, ante la necesidad de mantener la productividad, comenzaron a adoptar herramientas sin esperar la aprobación del área de IT.
Por ejemplo, un equipo comercial que necesita agendar reuniones puede empezar a usar una herramienta como Calendly o Zoom sin pasar por una evaluación de riesgos. Aunque estas aplicaciones no se conecten a sistemas críticos, su uso sin control puede facilitar ataques de phishing, interceptación de credenciales o incluso exfiltración de datos.
En un entorno remoto, donde los dispositivos y conexiones se dispersan, el perímetro de seguridad se vuelve difuso, y el Shadow IT florece si no se actúa a tiempo.
Cómo detectar y mitigar el Shadow IT en tu empresa
Combatir el Shadow IT no implica prohibir toda iniciativa tecnológica externa, sino establecer un marco de gobernanza claro, sin frenar la innovación.
Aquí algunas buenas prácticas:
Descubrimiento de activos tecnológicos: Utiliza herramientas que te permitan identificar software no autorizado que se esté usando en tu red.
Proceso de aprobación ágil: Crea un flujo rápido para validar nuevas aplicaciones. Si el proceso de IT es lento, los empleados buscarán caminos alternativos.
Políticas de seguridad y formación: Capacita a los equipos sobre los riesgos del uso de herramientas no autorizadas y promueve una cultura de ciberseguridad.
Colaboración entre IT y áreas de negocio: En lugar de imponer controles rígidos, busca comprender las necesidades reales de los equipos y actuar como facilitador.
Shadow IT: una señal de problemas culturales y organizacionales
Más allá del aspecto técnico, el Shadow IT es un síntoma de desconexión interna. Cuando los empleados sienten que el área de tecnología no los acompaña, toman decisiones por su cuenta, lo que pone en riesgo la integridad del ecosistema digital de la empresa.
Por eso, el enfoque correcto debe ser integral: no solo controlar el uso de herramientas externas, sino también fomentar una relación fluida entre tecnología, seguridad y negocio.
Conclusión
El Shadow IT seguirá creciendo mientras no se combinen seguridad informática, educación interna y procesos flexibles. En un mundo cada vez más digitalizado, la visibilidad y el control del entorno tecnológico deben extenderse más allá del perímetro tradicional.
¿Estás seguro de que tu empresa conoce todas las herramientas digitales que se están utilizando? ¿Tienes una estrategia clara para gestionar el Shadow IT antes de que se convierta en un incidente de seguridad?
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